1. Lista de expectativas

Define qué esperas del sistema. Haz una lista de requerimientos que son indispensables para ti y tu personal.

     2. Alcance

Al comparar diferentes sistemas, debes tomar en cuenta qué alcance tiene cada uno. Te recomendamos hacer una tabla con las funciones que incluye cada uno. Es aconsejable agrupar funciones porque la lista puede quedar demasiado larga y perder sentido.

     3. Detalles de las funciones

Después de hacer la tabla comparativa de funciones, puede parecer que todos los sistemas hacen lo mismo. En cierto modo esto es lógico porque un ERP debe incluir ciertas funciones para que se le pueda llamar ERP. Por eso te recomendamos que analices a detalle cómo realizan cada una de las funciones, es ahí donde vas a encontrar diferencias muy grandes.

     4. Adaptabilidad

Hay algo seguro: tu empresa a través del tiempo va a cambiar. Asegúrate que el sistema que elijas sea flexible y configurable para no se quede atrás de la evolución que seguramente tendrá tu empresa. Por ejemplo, si en este momento sólo comercializas puedes pensar que no necesitas un módulo para la producción. De cualquier forma revisa qué tendrías que hacer para controlar la producción en caso de que lo requirieras.

     5. Facilidad de uso

Unos sistemas son más amigables que otros, cada uno tiene su forma particular de captura. Revisa que tenga búsquedas avanzadas (de clientes, productos, proveedores, cuentas…) porque la búsqueda es uno de los aspectos que más entretienen al capturar. Otro aspecto importante es la cantidad de ventanas que se tienen que abrir para completar una función. Y qué tan directo es el sistema para completar funciones complejas como conciliar un banco, o facturar un pedido.

Recuerda que cada vez que contrates un nuevo empleado, lo vas a tener que capacitar en el uso del sistema.

     6. Tecnología

Asegúrate que el sistema que elijas pueda funcionar a través de internet (no necesariamente como una aplicación web). Si hay algo indudable en cuanto a sistemas se refiere, es la importancia y economía del internet para el traslado de datos y la accesibilidad. Si en la actualidad sólo tienes un domicilio puedes pensar que esto es irrelevante, pero en un futuro no muy lejano puedes abrir alguna sucursal, oficina o bodega y vas a necesitar acceder a tus datos desde diferentes puntos. Revisa que tu sistema esté preparado para este supuesto.

     7. Implementación

El proceso de implementación es fundamental para el provecho que le puedas sacar a tu sistema. No es suficiente con tomar un curso de una semana y regresar a intentar usar el sistema. La implementación de un ERP es compleja, por lo que debes asegurarte que  te den la asesoría necesaria para implementar con éxito el nuevo sistema. Hay varias formas de implementar un ERP, revisa a detalle en qué consiste lo que te ofrecen porque no quieres una asesoría superficial.

     8. Actualizaciones y soporte

Tanto la tecnología como las técnicas de administración cambian constantemente. Revisa en cada una de tus opciones cada cuando sacan actualizaciones y en qué han consistido las últimas. Pregunta cómo las distribuyen y qué tienes que hacer para acceder a ellas. En cuanto al soporte, pregunta quién te va a dar el soporte; es común que una empresa consultora implemente el sistema y que otra empresa (que ni te conoce) brinde el soporte.

     9. Costo total de uso

El costo de un ERP no sólo es el precio de las licencias. En el costo se deben incluir:

Además del costo inicial, tienes que calcular el costo de mantenimiento del servidor, de la red y el costo de las actualizaciones y soporte.